Freitag, 26.11.2021

GxP German Properties AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

GxP German Properties AG

Berlin

WKN A2E4L0
ISIN DE000A2E4L00

Angaben gemäß Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212
für die Mitteilung nach § 125 AktG der GxP German Properties AG

A.

Inhalt der Mitteilung

1.

Ordentliche virtuelle Hauptversammlung der GxP German Properties AG 2021 /​ GxP_​oHV_​20211214

2.

Einberufung der Hauptversammlung

B.

Angaben zum Emittenten

1.

ISIN: DE000A2E4L00

2.

Name des Emittenten: GxP German Properties AG

C.

Angaben zur Hauptversammlung

1.

Datum der Hauptversammlung: 14.12.2021

2.

Uhrzeit der Hauptversammlung: 10:00 Uhr MEZ (9:00 Uhr UTC)

3.

Art der Hauptversammlung: Ordentliche virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

4.

Ort der Hauptversammlung: www.gxpag.com/​hauptversammlung
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes:
Junghofstraße 14 (6. Stock), 60311 Frankfurt am Main, Deutschland

5.

Record Date: 02.12.2021, 0:00 Uhr MEZ (Beginn des 12. Tages vor der Hauptversammlung)
(01.12.2012, 23:00 Uhr UTC)

6.

Internetseite zur Hauptversammlung (URL): www.gxpag.com/​hauptversammlung

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung

am Dienstag, 14. Dezember 2021, um 10:00 Uhr (MEZ)

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ein.

Die virtuelle Hauptversammlung wird aus einem Konferenzraum in der Junghofstraße 14 (6. Stock), 60311 Frankfurt am Main, im Internet übertragen.

Vor dem Hintergrund der andauernden Corona-Pandemie wird die diesjährige Hauptversammlung erneut virtuell ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durchgeführt. Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise zur Durchführung und Teilnahme unter III. und IV. dieser Einladung.

I. TAGESORDNUNG

TOP 1

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses für die GxP German Properties AG zum 31. Dezember 2020 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Die vorstehend genannten Unterlagen sind von der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.gxpag.com/​hauptversammlung

zugänglich.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt; damit ist der Jahresabschluss festgestellt. Die Hauptversammlung hat daher zu diesem Tagesordnungspunkt 1 keinen Beschluss zu fassen.

Der nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs aufgestellte Jahresabschluss der GxP German Properties AG zum 31. Dezember 2020 weist einen Bilanzverlust aus. Daher sieht die Tagesordnung keine Beschlussfassung der Hauptversammlung über die Verwendung eines Bilanzgewinns vor.

TOP 2

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Vorstand für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

TOP 3

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Aufsichtsrat für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

TOP 4

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu bestellen.

TOP 5

Wahlen zum Aufsichtsrat

Herr Amir Sagy und Frau Sharon Marckado-Erez haben ihr Amt als Mitglied des Aufsichtsrats der GxP German Properties AG mit Wirkung zum 15. Juli 2021 niedergelegt. Zudem hat Herr Dr. Markus Beermann sein Amt als Mitglied des Aufsichtsrats der GxP German Properties AG mit Wirkung zum 31. Juli 2021 niedergelegt. Die daraus entstandene Vakanz im Aufsichtsrat wurde durch die gerichtliche Bestellung von Herrn Ali Otmar und Frau Barbara Wojszycki zu Mitgliedern des Aufsichtsrats mit Wirkung zum 16. Juli 2021 sowie von Frau Anne-Julie Bellaize zum Mitglied des Aufsichtsrats mit Wirkung zum 1. August 2021 besetzt.

Für diese drei Mitglieder des Aufsichtsrats sollen daher Neuwahlen durch die Hauptversammlung erfolgen.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 95 Satz 1 AktG und § 10 Abs. 1 der Satzung der GxP German Properties AG aus drei von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

a)

Herrn Ali Otmar,

wohnhaft in London, Vereinigtes Königreich,
Senior Partner und Head of Investments, Tristan Capital,

b)

Frau Barbara Wojszycki,

wohnhaft in Nilvange, Frankreich,
Legal Manager Luxemburg, Managing Director, Tristan Capital Partners Luxemburg,

c)

Frau Anne-Julie Bellaize,

wohnhaft in Bertrange, Luxemburg,
Managing Director – Head of Tax and Fund Administration, Tristan Capital Partners,

zu Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen.

Die Wahl der Kandidaten erfolgt jeweils mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird dabei nicht mitgerechnet.

Die Wahlen sollen als Einzelwahlen durchgeführt werden.

II. BERICHT DES VORSTANDS AN DIE HAUPTVERSAMMLUNG DER GXP GERMAN PROPERTIES AG ÜBER DIE ERFOLGTE
AUSNUTZUNG DES GENEHMIGTEN KAPITALS UNTER AUSSCHLUSS DES BEZUGSRECHTS DER AKTIONÄRE

Mit Beschluss der Hauptversammlung vom 9. Dezember 2020 wurde der Vorstand ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft in der Zeit bis zum 8. Dezember 2025 mit Zustimmung des Aufsichtsrats einmalig oder mehrmals um insgesamt bis zu EUR 5.291.900,00 durch Ausgabe von bis zu 5.291.900 neuen, auf den Inhaber lautenden Stückaktien gegen Bar- und/​oder Sacheinlagen zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2020). Das genehmigte Kapital ist am 8. Februar 2021 in das Handelsregister der Gesellschaft eingetragen worden. Es beinhaltet unter anderem die Ermächtigung, das Bezugsrecht der Aktionäre mit Zustimmung des Aufsichtsrats bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen ganz oder teilweise auszuschließen, wenn Aktien der Gesellschaft an der Börse gehandelt werden (einschließlich Freiverkehr bzw. Nachfolger dieses Segments), die Kapitalerhöhung 10 % des Grundkapitals nicht übersteigt, und zwar weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens noch im Zeitpunkt der Ausübung dieser Ermächtigung, und der Ausgabepreis der neuen Aktien den Börsenpreis der bereits an der Börse gehandelten Aktien der Gesellschaft gleicher Gattung und Ausstattung nicht wesentlich im Sinne der §§ 203 Abs. 1 und 2, 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unterschreitet und alle eventuellen weiteren Voraussetzungen von § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG gewahrt sind.

Am 26. Oktober 2021 hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, von der Ermächtigung Gebrauch zu machen und das Grundkapital der Gesellschaft unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre von EUR 10.583.827,00 um EUR 1.058.382,00 auf EUR 11.642.209,00 durch Ausgabe von 1.058.382 neuen, auf den Inhaber lautenden Stückaktien mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 1,00 je Aktie und mit Gewinnberechtigung ab dem 1. Januar 2021 gegen Bareinlage zu erhöhen. Das entspricht einer Erhöhung des im Zeitpunkt des Wirksamwerdens und gleichzeitig im Zeitpunkt der Ausübung der Ermächtigung bestehenden Grundkapitals um etwas unter 10 %. Die vorgegebene Volumenbegrenzung für Barkapitalerhöhungen unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre wurde damit eingehalten. Auf die Volumenbegrenzung anzurechnende sonstige Maßnahmen wurden von der Gesellschaft nicht vorgenommen. Die Kapitalerhöhung aus genehmigtem Kapital ist am 11. November 2021 mit Eintragung im Handelsregister der Gesellschaft wirksam geworden.

Sämtliche neue Aktien wurden von der Mehrheitsaktionärin Paccard eight GmbH (vormals Summit RE eight GmbH) gezeichnet und übernommen. Der Ausgabepreis je neuer Aktie betrug EUR 6,04 und lag über dem damaligen Börsenkurs. Der Bruttoerlös aus der Kapitalerhöhung betrug EUR 6.392.627,28. Dieser dient der Finanzierung und Stärkung der Eigenkapitalbasis der Gesellschaft zur erfolgreichen Umsetzung der Wachstumsstrategie. Der Erlös aus der Kapitalerhöhung wird hauptsächlich zur teilweisen (Re-)Finanzierung der HCOB Loan Facility (Thor Assets) verwendet.

Unter den beschriebenen Voraussetzungen hinsichtlich Volumen und Preis konnte das Bezugsrecht der Aktionäre nach §§ 203, 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ausgeschlossen werden. Ein solcher Bezugsrechtsausschluss war hier erforderlich, um die Maßnahme kurzfristig, flexibel und mit höchstmöglichem Erlös umsetzen zu können. Insbesondere brauchte nicht die bei Einräumung eines Bezugsrechts erforderliche zweiwöchige Bezugsfrist gewährt zu werden und es konnte trotz des stark zersplitterten Streubesitzes ein substanzielles Anteilspaket zu einem Preis über dem damaligen Börsenkurs ausgegeben werden, wodurch die Erlöse aus der Kapitalerhöhung maximiert werden konnten. Dies stellte die beste und kostengünstigste Variante dar, um die Kapitalerhöhung im gesamten Umfang sicherzustellen.

Angesichts der beschriebenen Vorteile lag der Bezugsrechtsausschluss im Interesse der Gesellschaft. Durch die Ausgabe über dem damaligen Börsenkurs und den auf 10 % des bisherigen Grundkapitals beschränkten Umfang der unter Bezugsrechtsausschluss ausgegebenen Aktien wurden auch die Interessen der Aktionäre angemessen gewahrt. Die Aktionäre hatten grundsätzlich die Möglichkeit, ihre relative Beteiligung an der Gesellschaft über einen Zukauf über die Börse zu vergleichbaren – bzw. sogar besseren – Bedingungen aufrechtzuerhalten. Durch die Ausgabe der neuen Aktien über dem damaligen Börsenkurs wurde außerdem sichergestellt, dass mit der Kapitalerhöhung keine wirtschaftliche Verwässerung des Anteilsbesitzes der Aktionäre verbunden war. Das waren auch für den Gesetzgeber tragende Gründe dafür, in solchen Fällen den Bezugsrechtsausschluss zuzulassen.

Aus den vorstehenden Erwägungen war der bei der Ausübung des genehmigten Kapitals vorgenommene Bezugsrechtsausschluss insgesamt sachlich gerechtfertigt.

III. INFORMATIONEN ZUR DURCHFÜHRUNG DER VIRTUELLEN HAUPTVERSAMMLUNG
OHNE PHYSISCHE PRÄSENZ DER AKTIONÄRE ODER IHRER BEVOLLMÄCHTIGTEN

Gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz„) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die ordentliche Hauptversammlung 2021 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten und den Aktionären die Teilnahme und die Stimmrechtsausübung an bzw. in der virtuellen Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation zu ermöglichen. Ort der virtuellen Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Junghofstraße 14 (6. Stock), 60311 Frankfurt am Main.

Die virtuelle Hauptversammlung wird vollständig in dem passwortgeschützten Online-Portal zur virtuellen Hauptversammlung („HV-Portal„) unter

www.gxpag.com/​hauptversammlung

live in Bild und Ton für alle ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten im Internet übertragen. Die für den Zugang zum HV-Portal erforderlichen Zugangsdaten erhalten die ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten mit ihrer Stimmrechtskarte. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt über elektronische Kommunikation (elektronische Briefwahl) sowie durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Den Aktionären oder ihren Bevollmächtigten wird ein Fragerecht eingeräumt, wonach Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation eingereicht werden können. Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung erheben.

Wir bitten die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.

IV. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE ZUR TEILNAHME UND STIMMRECHTSAUSÜBUNG

1.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 123 Abs. 2 bis 4 AktG i.V.m. § 1 Abs. 3 Satz 2 und 3 COVID-19-Gesetz i.V.m. § 16 der Satzung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens am Dienstag, 7. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ), bei der Gesellschaft unter folgender Anschrift in Textform (§ 126b BGB) anmelden:

GxP German Properties AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

oder per Telefax an: +49 (0)89 210 27 289
oder per E-Mail an: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Der Nachweis des Anteilsbesitzes sollte möglichst der Anmeldung beigefügt werden. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss bis spätestens am Freitag, 10. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ), der Gesellschaft unter folgender Adresse

GxP German Properties AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

oder per Telefax an: +49 (0)89 210 27 289
oder per E-Mail an: inhaberaktien@linkmarketservices.de

zugehen. Zum Nachweis der Berechtigung ist eine in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des Letztintermediärs (d.h. des depotführenden Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstituts) über den Aktienbesitz notwendig. Die Bescheinigung hat sich auf den Beginn des 12. Tages vor der virtuellen Hauptversammlung, also auf den Donnerstag, 2. Dezember 2021, 0:00 Uhr (MEZ), zu beziehen („Nachweisstichtag„).

Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Verfügbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, soweit sie sich insoweit nicht von einem teilnahmeberechtigten Aktionär bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Nach Zugang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes wird den teilnahmeberechtigten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten die Stimmrechtskarte für die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Der jeweiligen Stimmrechtskarte sind unter anderem die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft zu entnehmen, über das die virtuelle Hauptversammlung übertragen wird und über das das Stimmrecht und weitere Aktionärsrechte ausgeübt werden können. Auf der Stimmrechtskarte gibt es die Möglichkeit der Bevollmächtigung Dritter und die Möglichkeit der Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters. Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarte sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, gegebenenfalls über ihre depotführenden Institute (Letztintermediäre), frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises Sorge zu tragen.

2.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Aktionäre haben gemäß §§ 126, 127 AktG die Möglichkeit, Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln:

Gegenanträge und Wahlvorschläge im Sinne von §§ 126, 127 AktG sind ausschließlich an

GxP German Properties AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

oder per Telefax an: +49 (0)89 210 27 298
oder per E-Mail an: antraege@linkmarketservices.de

zu richten. Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Spätestens am Montag, 29. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ), unter vorstehenden Kontaktdaten zugegangene und ordnungsgemäße – im Falle eines Gegenantrags insbesondere mit einer Begründung versehene – Gegenanträge und Wahlvorschläge werden im Internet unter

www.gxpag.com/​hauptversammlung

unter Angabe des Namens des beantragenden bzw. vorschlagenden Aktionärs – und im Falle eines Gegenantrags der Begründung – zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Gemäß § 126 Abs. 2 AktG bzw. gemäß §§ 127, 126 Abs. 2 AktG müssen Gegenanträge und deren Begründung sowie Wahlvorschläge in den dort aufgelisteten Fällen nicht zugänglich gemacht werden, z. B. wenn sich dadurch der Vorstand strafbar machen würde oder wenn aufgrund des Antrags ein gesetzes- oder satzungswidriger Beschluss der Hauptversammlung ergehen würde. Des Weiteren muss eine Begründung nicht zugänglich gemacht werden, wenn diese insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Wahlvorschläge müssen insbesondere nicht zugänglich gemacht werden, wenn der Wahlvorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der zu wählenden Person enthält oder wenn keine Angaben zu der Mitgliedschaft der zu wählenden Person in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten bzw. in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien erfolgt sind.

Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft bereits im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags oder Wahlvorschlags nachzuweisen.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge gestellt oder Wahlvorschläge unterbreitet werden. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Gegenantrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

3.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG i.V.m § 1 Abs. 3 Satz 4 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 Prozent des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000, das entspricht mindestens 500.000 Stückaktien, erreichen, können schriftlich (§ 126 BGB) verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das schriftliche Verlangen muss der Gesellschaft spätestens am Montag, 29. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ), zugegangen sein. Wir bitten, ein derartiges Verlangen an folgende Postadresse zu richten:

GxP German Properties AG
Der Vorstand
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bei der Berechnung der Mindestbesitzdauer ist § 70 AktG zu beachten. Der Antrag ist von allen Aktionären, die zusammen das erforderliche Quorum erreichen, oder ihren ordnungsgemäß bestellten Vertretern zu unterzeichnen.

Die Bekanntmachung und Zuleitung von Ergänzungsverlangen erfolgen in gleicher Weise wie bei der Einberufung. Sie werden auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.gxpag.com/​hauptversammlung

zugänglich gemacht.

4.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten oder mittels elektronischer Briefwahl

Gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 COVID-19-Gesetz hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die Aktionäre ihre Stimmen in der virtuellen Hauptversammlung über elektronische Kommunikation (elektronische Briefwahl) und Vollmachtserteilung abgeben.

a)

Stimmrechtsausübung durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre können ihr Stimmrecht und ihre sonstigen Rechte nach entsprechender Vollmachtserteilung auch durch einen Bevollmächtigten, beispielsweise einen Intermediär(z. B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung des Aktionärs zur Hauptversammlung und ein ordnungsgemäßer Nachweis des Anteilsbesitzes des Aktionärs nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Damit ein Bevollmächtigter die virtuelle Hauptversammlung über das HV-Portal verfolgen und eine elektronische Briefwahl oder eine Erteilung von (Unter-)Vollmacht auch auf elektronischem Weg über das HV-Portal vornehmen kann, benötigt dieser Bevollmächtigte die Zugangsdaten des Aktionärs für das HV-Portal. Bei Erteilung der Vollmacht gleichzeitig mit der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung werden die Zugangsdaten direkt an den Bevollmächtigten übersandt. Ansonsten ist die Weitergabe der Zugangsdaten an den Bevollmächtigten durch den Aktionär erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB), sofern keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird, oder können alternativ über das HV-Portal über die Internetseite der Gesellschaft vorgenommen werden.

Formulare zur Bevollmächtigung sind in der Stimmrechtskarte zur virtuellen Hauptversammlung enthalten und werden den Aktionären übermittelt und stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.gxpag.com/​hauptversammlung

zur Verfügung.

Werden Vollmachten zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder geschäftsmäßig Handelnde) erteilt, gelten die besonderen gesetzlichen Vorschriften des § 135 AktG, die unter anderem verlangen, dass die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten ist. Hier können daher Ausnahmen von dem allgemeinen Textformerfordernis gelten. Wir bitten daher Aktionäre, sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Auch benennen wir unseren Aktionären wieder einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter, der ihre Stimmen auf der virtuellen Hauptversammlung entsprechend ihren Weisungen vertritt.

Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter wird das Stimmrecht nur aufgrund ausdrücklicher und eindeutiger Weisungen ausüben. Deshalb müssen die Aktionäre zu den Gegenständen der Tagesordnung, zu denen sie eine Stimmrechtsausübung wünschen, ausdrückliche und eindeutige Weisungen erteilen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, gemäß diesen Weisungen abzustimmen. Sollte zu einem Gegenstand der Tagesordnung eine Einzelabstimmung stattfinden, ist eine Weisung für jeden einzelnen Unterpunkt zu erteilen. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter nimmt keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegen.

Die Erteilung von Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie der Widerruf oder die Änderung dieser Weisungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Ein Formular für die Vollmachts- und Weisungserteilung wird den Aktionären, die sich fristgemäß angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, mit der Stimmrechtskarte zur virtuellen Hauptversammlung übersandt. Außerdem stellen wir unseren Aktionären im Internet unter

www.gxpag.com/​hauptversammlung

ein Formular zur Erteilung einer Vollmacht für die virtuelle Hauptversammlung zur Verfügung; das Formular kann auch unter der folgenden Adresse bei der Gesellschaft angefordert werden.

GxP German Properties AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

oder per Telefax an: +49 (0)89 210 27 289
oder per E-Mail an: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Vollmachten sowie Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen bis zum Sonntag, 12. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ), bei der Gesellschaft eingegangen sein und sind zu übersenden an:

GxP German Properties AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

oder per Telefax an: +49 (0)89 210 27 289
oder per E-Mail an: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Aktionäre können außerdem über das HV-Portal unter

www.gxpag.com/​hauptversammlung

Vollmachten an Dritte und den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen. Bevollmächtigungen sowie die Erteilung von Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können über das HV-Portal – auch über den 12. Dezember 2021 hinaus – noch bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung, der durch den Versammlungsleiter angekündigt wird, übermittelt, widerrufen oder geändert werden.

Wird eine Vollmacht sowohl in Textform übermittelt als auch über das HV-Portal erteilt, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über das HV-Portal abgegebene Vollmacht als verbindlich behandelt.

b)

Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl

Die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht auch durch elektronische Briefwahl ausüben. Briefwahlstimmen können ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal unter der Internetseite

www.gxpag.com/​hauptversammlung

abgegeben werden.

Auch im Fall der elektronischen Briefwahl sind eine fristgerechte Anmeldung des Aktionärs zur Hauptversammlung und ein ordnungsgemäßer Nachweis des Anteilsbesitzes des Aktionärs nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Portal können die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten der Stimmrechtskarte entnehmen, die ihnen nach fristgemäßer Anmeldung und ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes übersandt wird. Briefwahlstimmen können über das HV-Portal bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung, der durch den Versammlungsleiter angekündigt wird, übermittelt, widerrufen oder geändert werden.

Wenn neben elektronischen Briefwahlstimmen auch Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter für ein und denselben Aktienbestand eingehen, werden stets die elektronischen Briefwahlstimmen als vorrangig angesehen; der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter wird insoweit von einer ihm erteilten Vollmacht keinen Gebrauch machen und die betreffenden Aktien nicht vertreten.

Bevollmächtigte Intermediäre (z. B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder diesen nach § 135 AktG gleichgestellte bevollmächtigte Rechtsträger können sich ebenfalls der Briefwahl bedienen.

Elektronische Bestätigung der Stimmabgabe

Aktionäre oder deren Bevollmächtigte, die Stimmrechte im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben, erhalten von der Gesellschaft eine elektronische Bestätigung über die elektronische Ausübung der Stimmrechte entsprechend den Anforderungen des § 118 Abs. 1 Sätze 3 bis 5 AktG i.V.m. Art. 7 Abs. 1, Art. 9 Abs. 5 Unterabs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212. Diese Bestätigung wird nach Abgabe der elektronischen Briefwahl im HV-Portal dem Aktionär oder im Falle der Bevollmächtigung dem Bevollmächtigten unmittelbar bereitgestellt.

Wird die Stimme nicht durch den Aktionär selbst, sondern durch einen Intermediär im Sinne des § 67a Abs. 4 AktG mittels elektronischer Briefwahl abgegeben, so hat der Intermediär die elektronische Bestätigung über die elektronische Ausübung des Stimmrechts gemäß § 118 Abs. 1 Satz 4 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln.

Die Gesellschaft behält sich vor, sich eines Dritten zur Übermittlung der elektronischen Bestätigung der Stimmabgabe zu bedienen.

Nachweis der Stimmzählung

Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können gemäß § 129 Abs. 5 Satz 1 AktG von der Gesellschaft innerhalb eines Monats nach der Hauptversammlung, das heißt bis zum Freitag, 14. Januar 2022, 24:00 Uhr (MEZ), eine Bestätigung verlangen, ob und wie die abgegebenen Stimmen gezählt wurden. Die Anforderung kann im HV-Portal nach Ende der Hauptversammlung bis zum Freitag, 14. Januar 2022, 24:00 Uhr (MEZ), vorgenommen werden.

Die Gesellschaft oder ein von ihr zur Übermittlung der Bestätigung beauftragter Dritter wird dem Aktionär oder dessen Bevollmächtigten in diesem Fall eine Bestätigung entsprechend den Anforderungen des § 129 Abs. 5 Satz 2 AktG i.V.m. Art. 7 Abs. 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212 innerhalb der fünfzehntägigen Frist gemäß Art. 9 Abs. 5 Unterabs. 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212 übermitteln.

Werden die Stimmen nicht durch den Aktionär selbst, sondern durch einen Intermediär im Sinne des § 67a Abs. 4 AktG abgegeben und verlangt dieser die Übermittlung der vorgenannten Bestätigung, so hat der Intermediär diese Bestätigung über die Zählung der abgegebenen Stimmen gemäß § 129 Abs. 5 Satz 3 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln.

5.

Fragerecht der Aktionäre

Gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären oder ihren Bevollmächtigten ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats festgelegt, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Zur virtuellen Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis Sonntag, 12. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ), ausschließlich über das HV-Portal unter der Internetseite

www.gxpag.com/​hauptversammlung

einreichen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Ein Recht zur Einreichung von Fragen besteht nur für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die den erforderlichen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben. Der Vorstand entscheidet gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 Halbs. 1 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Im Rahmen der Fragenbeantwortung behält sich der Vorstand vor, Fragesteller namentlich zu benennen, sofern der Fragesteller sein Einverständnis zur namentlichen Nennung erklärt hat.

6.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen einen Beschluss der virtuellen Hauptversammlung

Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz kann von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, die das Stimmrecht – persönlich oder durch Bevollmächtigte – ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 14. Dezember 2021 bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter im Wege elektronischer Kommunikation erklärt werden. Die Erklärung ist ausschließlich über das HV-Portal unter der Internetseite

www.gxpag.com/​hauptversammlung

möglich.

7.

Anzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung hat die GxP German Properties AG insgesamt 11.642.209 Stück nennbetragslose Inhaberaktien ausgegeben, die 11.642.209 Stimmen gewähren. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien, so dass die Zahl der stimmberechtigten Aktien 11.642.209 Stück beträgt.

8.

Die zugänglich zu machenden Unterlagen

Von der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung an sind folgende Unterlagen im Internet auf der Internetseite der GxP German Properties AG unter

www.gxpag.com/​hauptversammlung

in der Rubrik „Hauptversammlung 2021“ zugänglich:

der Inhalt dieser Einberufung;

die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, insbesondere

der Jahresabschluss der GxP German Properties AG zum 31. Dezember 2020,

der Konzernabschluss der GxP German Properties AG zum 31. Dezember 2020,

der Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2020;

der Bericht des Vorstands zur teilweisen Ausnutzung des genehmigten Kapitals unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre;

weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG und § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz sowie die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung sowie

Vollmachtsformular.

Nach der virtuellen Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse dort bekannt gegeben.

Berlin, im November 2021

GxP German Properties AG

Der Vorstand

Information zum Datenschutz für Aktionäre

1.

Allgemeine Informationen

a)

Einleitung

Die GxP German Properties AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/​679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung informieren.

b)

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO

GxP German Properties AG
Der Vorstand
c/​o Bartsch Steuerberatungs GmbH
Beiertheimer Allee 72
76137 Karlsruhe
Tel.: +49 30 263 91 44 0
E-Mail: info@gxpag.com

2.

Informationen bezüglich der Verarbeitung

a)

Datenkategorien

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Vor- und Nachname,

Anschrift,

Sitz/​Wohnort,

Aktienanzahl,

Besitzart der Aktien,

IP-Adresse (im Fall der Nutzung des HV-Portals) und

Nummer der Stimmrechtskarte und Zugangscode.

Darüber hinaus können wir auch die personenbezogenen Daten eines von einem Aktionär benannten Bevollmächtigen (insbesondere dessen Name sowie dessen Wohnort) verarbeiten. Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Weiterhin verarbeiten wir auch Informationen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur elektronischen Ausübung des Stimm-, Frage- und Widerspruchsrechts in der virtuellen Hauptversammlung.

b)

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verwenden personenbezogene Daten, um Aktionären die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre an der virtuellen Hauptversammlung und der Ausübung aller Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Sämtliche Aktien der GxP German Properties AG sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt die GxP German Properties AG kein Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, in das Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien einzutragen sind.

c)

Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung zum Teil externer Dienstleister (insbesondere bei Versand der Einladung zur Hauptversammlung sowie bei der Anmeldung zur Hauptversammlung und der elektronischen Durchführung). Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der GxP German Properties AG. Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/​oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

d)

Datenquellen

Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken) sowie durch die Teilnahme der Aktionäre an der virtuellen Hauptversammlung und der Ausübung ihrer Rechte in der virtuellen Hauptversammlung.

e)

Speicherdauer

Für die im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist.

3.

Rechte von Betroffenen

Als Betroffene können sich Aktionäre jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben unter 1. b) genannten Kontaktdaten an uns wenden, um ihre Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO auszuüben. Dazu zählen insbesondere:

das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),

das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),

das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),

das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO).

Betroffene Personen haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Ähnliche Beiträge