Samstag, 24.07.2021

Novetum AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Novetum AG

Frankfurt am Main

WKN: A13SUY /​ ISIN: DE000A13SUY8

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der am Freitag, dem 27. August 2021, um 15.00 Uhr (MESZ), stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Novetum AG mit Sitz in Frankfurt am Main ein.

Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne die physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Ort der virtuellen Hauptversammlung ist der Sitz der Gesellschaft, Hausener Weg 29, 60489 Frankfurt am Main.

Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Versammlung.

Für die Aktionäre der Gesellschaft, die der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben, bzw. ihre Bevollmächtigten wird die gesamte Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.novetum.de

im passwortgeschützten Internetservice live in Bild und Ton im Internet übertragen; diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl).

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2020 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter der Adresse

https:/​/​www.novetum.de

eingesehen werden.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem einzigen Mitglied des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die M&B Treuhand GmbH WPG, Burgstraße 12, 80331 München, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu wählen.

II.

Hinweise zur Hauptversammlung

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Die Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrates nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (nachfolgend „Covid-19-Gesetz“), zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht), als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten.

Gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 Covid-19-Gesetz wird die Hauptversammlung am 27. August 2021 ab 15.00 Uhr (MESZ) live in Bild und Ton über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.novetum.de

übertragen.

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl).

Adresse für den Nachweis des Anteilsbesitzes, für die Anforderung von Unterlagen sowie für Anträge, Gegenanträge und Wahlvorschläge

Der Nachweis des Anteilsbesitzes, der sich auf den 6. August 2021, 0:00 Uhr, (Record date) zu beziehen hat, Anforderungen von Unterlagen sowie Anträge, Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:

Novetum AG
Hausener Weg 29
60489 Frankfurt am Main
Telefax: 069 788 088 06 88
E-Mail: ir@novetum.de

Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Nicht börsennotierte Gesellschaften sind in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung, der Tagesordnung sowie oben genannter Adressen verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung zu erleichtern.

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben.

Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes eines zur Verwahrung von Wertpapieren in Deutschland zugelassenen Instituts erforderlich und ausreichend; der Nachweis muss in deutscher Sprache verfasst sein. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 6. August 2021, 0.00 Uhr, zu beziehen und muss der Gesellschaft spätestens bis zum 20. August 2021, 24.00 Uhr, zugehen.

Aktionäre, die ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts rechtzeitig nachgewiesen haben, erhalten von der Gesellschaft eine Zugangskarte mit Zugangsdaten und Passwort per Post übersandt. Mit den Zugangsdaten und Passwort erhalten die Aktionäre am Tag der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.novetum.de

Zugriff auf das Hauptversammlungsportal mit Bild- und Tonübertragung.

Falls die Zugangskarte auf dem Postweg verlorengehen sollte, können die Aktionäre sich unter Angabe ihres Vor- und Nachnamens, ihrer vollständigen Adresse und der Anzahl ihrer Aktien per E-Mail an die Adresse

ir@novetum.de

wenden.

Hinweise zur Stimmrechtsausübung

Die Stimmrechtsausübung durch Aktionäre und ihre Bevollmächtigten ist gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 Covid-19-Gesetz nur im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) möglich.

Verfahren für die Stimmabgabe

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können ihre Stimme im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Auch in diesem Fall müssen die oben genannten Voraussetzungen für die Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts erfüllt werden.

Elektronische Briefwahlstimmen können der Gesellschaft ausschließlich über das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal unter der Internetadresse

https:/​/​www.novetum.de

übermittelt werden. Die elektronischen Briefwahlstimmen können im Hauptversammlungsportal bis zu dem Zeitpunkt abgegeben werden, zu dem der Versammlungsleiter angekündigt hat, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte zeitnah geschlossen werde.

Im Hauptversammlungsportal ist der Widerruf von elektronischen Briefwahlstimmen bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung möglich.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Auch in diesem Fall ist ein rechtzeitiger Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) ausüben.

Fragemöglichkeit der Aktionäre

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 Covid-19-Gesetz die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Auch in diesem Fall ist ein rechtzeitiger Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Fragen der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten sind bis spätestens 25. August 2021, 24:00 Uhr, im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

ir@novetum.de

einzureichen.

Darüber hinaus steht den Aktionären und ihren Bevollmächtigten weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- und Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 Covid-19-Gesetz Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung erklären. In Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG wird auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung verzichtet. Der Widerspruch kann am Tag der virtuellen Hauptversammlung ab deren Beginn bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter unter Angabe der Nummer der Zugangskarte sowie des Namens im Weg der elektronischen Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

ir@novetum.de

erklärt werden.

Hinweis zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter. Darüber hinaus werden die Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter für damit in Zusammenhang stehende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet. In unseren Datenschutzhinweisen haben wir alle Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Aktionäre sowie etwaiger Aktionärsvertreter übersichtlich an einer Stelle zusammengefasst. Diese Datenschutzhinweise finden Sie auf der Internet-Seite der Gesellschaft unter dem folgenden Link:

https:/​/​www.novetum.de

Sofern die Novetum AG zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung einen Dienstleister beauftragen sollte, erhält dieser von der Novetum AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Novetum AG.

Sie haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der Novetum AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

ir@novetum.de

geltend machen.

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.

 

Frankfurt am Main, im Juli 2021

Novetum AG

– Der Vorstand –

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