Sonntag, 13.06.2021

UmweltBank Aktiengesellschaft: Einladung zur Hauptversammlung

UmweltBank Aktiengesellschaft

Nürnberg

WKN: 557 080 /​ ISIN: DE0005570808

Einladung zur Hauptversammlung

Herzlich laden wir Sie, liebe Aktionäre*, zur ordentlichen Hauptversammlung der UmweltBank Aktiengesellschaft, mit Sitz in Nürnberg ein,

am Donnerstag, den 24. Juni 2021, 11:00 Uhr**,

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten.

Ort der Hauptversammlung, an welchem sich der Versammlungsleiter, Mitglieder des Vorstands und die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft aufhalten werden, sind die Design Offices Nürnberg Rathenauplatz, Bayreuther Straße 1, 90409 Nürnberg. Für Aktionäre und deren Bevollmächtigte besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit vor Ort.

Die gesamte Versammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, BGBl. I 2020, S. 569) in der durch das Gesetz zur weiteren Verkürzung der Restschuldbefreiung und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (BGBl. I 2020, S. 3328) geänderten Fassung (in dieser geänderten Fassung im Folgenden „COVID-19-Gesetz“) für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.umweltbank.de/​hauptversammlung

im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen; diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

* Hier und nachfolgend männlich/​weiblich/​divers.

** Soweit nicht ausdrücklich anders vermerkt, sind sämtliche Zeitangaben in dieser Hauptversammlungseinladung Zeitangaben in der für Deutschland geltenden mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ). Die koordinierte Weltzeit (UTC) entspricht der mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ) minus zwei Stunden.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2020, des Lageberichts, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des Berichts des Umweltrats jeweils für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 des AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der UmweltBank Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2020 in Höhe von 12.097.433,16 Euro wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von 0,33 Euro je ausschüttungsberechtigter Stückaktie 10.231.889,25 Euro
Einstellung in die anderen Gewinnrücklagen 1.865.543,91 Euro

Die Dividendensumme und der in andere Gewinnrücklagen einzustellende Restbetrag in vorstehendem Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung basieren auf dem zum Zeitpunkt der Einberufung bestehenden dividendenberechtigten Grundkapital in Höhe von 31.005.725,00 Euro, eingeteilt in 31.005.725 Stückaktien. Die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien kann sich bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern. In diesem Fall wird von Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung unterbreitet, der unverändert eine Ausschüttung von 0,33 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie vorsieht. Die Anpassung erfolgt dabei wie folgt: Sofern sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien und damit die Dividendensumme vermindert, erhöht sich der in andere Gewinnrücklagen einzustellende Betrag entsprechend. Sofern sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien und damit die Dividendensumme erhöht, vermindert sich der in andere Gewinnrücklagen einzustellende Betrag entsprechend.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 zu entlasten.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 zu entlasten.

5.

Wahl des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat der UmweltBank Aktiengesellschaft besteht nach § 10 Abs. 1 der Satzung in Verbindung mit den §§ 95, 96 Abs. 1 AktG aus sechs Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Die reguläre Amtszeit der derzeitigen Aufsichtsratsmitglieder Edda Schröder, Günther Hofmann und Heinrich Klotz endet mit Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das zweite Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet.

Die Amtszeit der vorgenannten Aufsichtsratsmitglieder endet somit mit der Hauptversammlung am 24. Juni 2021, in der über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2020 beschlossen wird. Herr Günther Hofmann verzichtet nach über zwanzig Jahren Mitgliedschaft im Aufsichtsrat der UmweltBank Aktiengesellschaft auf eine erneute Kandidatur.

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor,

a) Frau Edda Schröder, Frankfurt am Main, Geschäftsführerin der Invest in Visions GmbH, Frankfurt am Main,

b) Herrn Heinrich Klotz, Aschaffenburg, Notar, sowie

c) Herrn Dr. Michael Maier, Krailling, Mitglied des Vorstands der Fidor Solutions AG, München,

mit Wirkung zum Ablauf der Hauptversammlung am 24. Juni 2021 in den Aufsichtsrat zu wählen.

Entsprechend § 10 Abs. 2 der Satzung gilt die Wahl für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2025 beschließt.

Frau Schröder, Herr Klotz und Herr Dr. Maier sind jeweils nicht Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und kein Mitglied in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen. Alle Kandidaten sind mit dem Sektor, in dem die UmweltBank Aktiengesellschaft tätig ist, vertraut. Es ist beabsichtigt, die Wahlen als Einzelwahlen durchzuführen.

6.

Wahl des Abschlussprüfers

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Niederlassung Nürnberg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 sowie zum Prüfer für die gegebenenfalls prüferische Durchsicht von Zwischenberichten bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung zu wählen.

Weitere Angaben zur Einberufung

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2, Abs. 6 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie, veröffentlicht als Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt Teil I, vom 27. März 2020, S. 569, in der durch das Gesetz zur weiteren Verkürzung der Restschuldbefreiung und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt Teil I vom 30. Dezember 2020, S. 3328, geänderten Fassung (in dieser geänderten Fassung im Folgenden „COVID-19-Gesetz“) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird.

Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung auf der Grundlage des COVID-19-Gesetzes zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie der Ausübung der Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts und des Fragerechts sowie weiterer Aktionärsrechte.

Die virtuelle Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten am 24. Juni 2021 ab 11:00 Uhr auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.umweltbank.de/​hauptversammlung

im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen. Der passwortgeschützte Internetservice ist für die Aktionäre in diesem Jahr zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung eingerichtet worden.

Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.

Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären werden individuelle Zugangsdaten zur Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft übersandt.

Über den passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung können die Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) ihr Stimmrecht per elektronischer Briefwahl ausüben, Vollmachten an Dritte sowie Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Einzelheiten hierzu finden sich unten im nachfolgenden Abschnitt „Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts”.

Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 16 Abs. 4 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Aktienbesitzes bis spätestens 17. Juni 2021, 24.00 Uhr, unter nachfolgender Adresse, Faxnummer oder E-Mail-Adresse bei der Gesellschaft angemeldet haben:

UmweltBank Aktiengesellschaft
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Fax: +49 89 889690633
E-Mail: umweltbank@better-orange.de

Der Anteilsbesitz ist durch eine Bestätigung des depotführenden Instituts in Textform – abgefasst in deutscher oder englischer Sprache – nachzuweisen. Für den Nachweis des Aktienbesitzes ist ein Nachweis in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreichend. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den 3. Juni 2021, 00:00 Uhr, zu beziehen.

Für die Anmeldung zur Hauptversammlung nutzen Aktionäre bitte das Ihnen von Ihrem depotführenden Kreditinstitut übersandte Formular, sofern es ihnen von dort übermittelt wird, und senden dieses an ihr depotführendes Institut zurück. Das depotführende Kreditinstitut wird daraufhin die Anmeldung unter gleichzeitiger Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die UmweltBank Aktiengesellschaft vornehmen.

Nach form- und fristgemäßem Eingang von Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse bzw. Faxnummer oder E-Mail-Adresse werden den Aktionären Zugangsberechtigungen ausgestellt und zugestellt, mit denen sie den passwortgeschützten Internetservice unter der Internetadresse

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gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren nutzen können.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Der Umfang des Stimmrechts bemisst sich ausschließlich nach dem nachgewiesenen Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag ist zwar keine Sperre für die Veräußerung oder den Erwerb von Aktien verbunden, eine Veräußerung oder ein Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben jedoch keine Auswirkungen mehr auf die Berechtigung zur Verfolgung der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts. Für die Dividendenberechtigung hat der Nachweisstichtag keine Bedeutung. Auch bei Veräußerung sämtlicher Aktien nach dem Nachweisstichtag oder eines Teils hiervon ist für die Berechtigung zur Verfolgung der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Aktienbesitz zum Nachweisstichtag maßgebend. Wer erst nach dem Nachweisstichtag Aktionär wird und vorher keine Aktien besessen hat, ist nicht berechtigt, die Hauptversammlung zu verfolgen und ein Stimmrecht auszuüben, es sei denn, er hat sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Fragerecht der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten

Abweichend von § 131 AktG haben angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte in der virtuellen Hauptversammlung am 24. Juni 2021 kein Auskunftsrecht. Stattdessen haben sie das Recht, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet; er kann insbesondere auch Fragen zusammenfassen.

Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Nr. 3 Satz 2 Halbsatz 2 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte ihre Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, d.h. bis zum 22. Juni 2021 (24:00 Uhr MESZ), über den unter der Internetadresse

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zugänglichen passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren einzureichen haben. Aus technischen Gründen kann der Umfang der einzelnen Frage unter Umständen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt sein, die Zahl der möglichen Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Wir weisen darauf hin, dass vorgesehen ist, die Fragensteller im Rahmen der Beantwortung von Fragen grundsätzlich namentlich zu nennen.

Bei der Beantwortung von Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers allerdings nur offengelegt (soweit Fragen individuell beantwortet werden), wenn mit der Übermittlung der Frage ausdrücklich das Einverständnis zur Offenlegung des Namens erklärt wurde. Gleiches gilt für eine etwaige Vorabveröffentlichung von Fragen und gegebenenfalls Antworten auf der Internetseite der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung: Auch in diesem Fall wird der Name des Fragestellers nur offengelegt, wenn er mit Übersendung der Frage ausdrücklich sein Einverständnis mit der Offenlegung seines Namens erklärt hat.

Verfahren für die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl

Aktionäre haben, sofern die unter „Berechtigung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, die Möglichkeit, ihre Stimmen, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege der elektronischen Briefwahl abzugeben. Die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl kann ab dem 3. Juni 2021 ausschließlich unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice unter der Internetadresse

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gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen. Auf diesem Weg können Briefwahlstimmen auch noch am Tag der Hauptversammlung, und zwar bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 24. Juni 2021 abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Die Abgabe von Stimmen durch elektronische Briefwahl ist ausschließlich zu Abstimmungen über vor der Hauptversammlung seitens der Gesellschaft bekanntgemachte Beschlussvorschläge der Verwaltung sowie zu Abstimmungen über vor der Hauptversammlung seitens der Gesellschaft aufgrund eines Verlangens einer Minderheit nach § 122 Abs. 2 AktG, als Gegenantrag nach § 126 Abs. 1 AktG oder als Wahlvorschlag nach § 127 AktG bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Aktionären möglich.

Per elektronischer Briefwahl abgegebene Stimmen zu Tagesordnungspunkt 2 (Verwendung des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien.

Stimmrechtsvertretung

Wir weisen darauf hin, dass das Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder sonstige gemäß § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Personen ausgeübt werden kann. Auch in diesen Fällen müssen sich die Aktionäre unter Vorlage des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig nach den vorstehenden Bestimmungen anmelden.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. § 135 AktG bleibt unberührt. Bei der Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen oder anderen der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann an die Gesellschaft spätestens bis zum 23. Juni 2021, 24:00 Uhr MESZ, unter der folgenden Postanschrift, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse

UmweltBank Aktiengesellschaft
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Fax: +49 89 889690633
E-Mail: umweltbank@better-orange.de

oder ab dem 3. Juni 2021 unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice unter

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gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren übermittelt, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des unter

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zugänglichen passwortgeschützten Internetservice bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 24. Juni 2021 abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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zum Download zur Verfügung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Als Service bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, müssen sich gemäß den vorstehenden Bestimmungen fristgerecht zur virtuellen Hauptversammlung anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes führen.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post, Telefax oder E-Mail an die vorstehend im Abschnitt „Stimmrechtsvertretung“ genannte Anschrift, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis spätestens 23. Juni 2021, 24:00 Uhr MESZ, oder ab dem 3. Juni 2021 unter Nutzung des unter

www.umweltbank.de/​hauptversammlung

zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 24. Juni 2021 erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis zugesandt und steht ab dem 3. Juni 2021 auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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zum Download zur Verfügung.

Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den in der Einberufung zur Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat oder zu – mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG – bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären sowie etwaigen vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären vorliegt. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, werden sich die Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Weisungen an die Stimmrechtsvertreter zu Tagesordnungspunkt 2 (Verwendung des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die gemäß § 126 AktG zugänglich gemacht werden sollen, sind an die nachstehende Adresse zu richten:

UmweltBank Aktiengesellschaft
Vorstandsreferat
Laufertorgraben 6
90489 Nürnberg

Veröffentlichungspflichtige Anträge von Aktionären werden auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.umweltbank.de/​hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist. Dies gilt auch für Gegenanträge zu Tagesordnungspunkten, die aufgrund von zulässigen und rechtzeitig gestellten Ergänzungsanträgen zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit von Aktionären gemäß § 122 Abs. 2 AktG auf die Tagesordnung gesetzt worden sind.

Bild- und Ton-Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Versammlung am 24. Juni 2021, ab 11:00 Uhr MESZ, live auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton verfolgen.

Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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übersandt.

Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw. Online-Teilnahme).

Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.umweltbank.de/​hauptversammlung

kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.umweltbank.de/​hauptversammlung

zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 24. Juni 2021 an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.

Information zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet als Verantwortliche i.S. von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice; gegebenenfalls Name und Vorname sowie Anschrift und Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters; ggf. gestellte Anträge, Fragen, Stimmabgaben oder Weisungen des Aktionärs oder seines Vertreters) auf Basis des geltenden Datenschutzrechts. Die Datenverarbeitung ist erforderlich, um den Aktionären die Wahrnehmung ihrer Rechte in der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft wird vertreten durch den Vorstand, Herrn Goran Bašić und Herrn Jürgen Koppmann. Sie erreichen die Gesellschaft unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

UmweltBank Aktiengesellschaft
Laufertorgraben 6
90489 Nürnberg
Telefon: +49 911 5308-0
Fax: +49 911 53 08-109
E-Mail: hallo@umweltbank.de

Soweit die genannten personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, werden die Daten von der depotführenden Stelle mit der Anmeldung zur Hauptversammlung an die Gesellschaft übermittelt.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre sowie ihrer Vertreter erfolgt für die Abwicklung von deren Teilnahme an der Hauptversammlung, und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks notwendigen Umfang. Daneben werden personenbezogene Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet, wie aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ergibt sich aus der jeweiligen gesetzlichen Regelung i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten nur verarbeitet, soweit die Verarbeitung der Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft dient (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen und Übersicht der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei bis zu dreißig Jahren). Zudem werden personenbezogene Daten gespeichert, soweit die Gesellschaft dazu gesetzlich verpflichtet ist. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich u.a. aus dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre.

Dienstleister, derer sich die Gesellschaft für die Durchführung der Hauptversammlung bedient, erhalten von ihr nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung notwendig sind. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen der Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die entsprechenden vorangehenden Erläuterungen verwiesen.

In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der Gesellschaft Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DSGVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten gemäß Art. 20 DSGVO verlangen.

Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft geltend machen. Dessen Kontaktdaten sind:

UmweltBank Aktiengesellschaft
Datenschutzbeauftragter
Laufertorgraben 6
90489 Nürnberg
E-Mail: datenschutz@umweltbank.de

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht wahlweise bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des (Bundes-)Landes, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder – entsprechend dem Sitz der Gesellschaft – beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, offen.

Information auf der Internetseite der Gesellschaft

Von der Einberufung an werden die den Aktionären zugänglich zu machenden Dokumente auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.umweltbank.de/​hauptversammlung

zur Verfügung gestellt.

 

Nürnberg, im Mai 2021

UmweltBank Aktiengesellschaft, Nürnberg

Der Vorstand

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